W systemie Sz@rk wykorzystujemy zaawansowany Generator Raportów „FastReport”, który umożliwia użytkownikom edycję systemowych projektów wydruków i dodawanie własnych. Przez swoje ogromne możliwości jest jednak zbyt trudny dla „zwykłego” użytkownika.
W celu uproszczenia tworzenia dokumentów, dołączamy nowy, zaawansowany Edytor tekstów.
W programie stosujemy ogólnie znane wszystkim zasady edycji dokumentów z kilkoma dodatkami, które umożliwiają bezpośrednią współpracę z bazą danych Sz@rk. Poniżej podstawowy widok programu
(kliknij w celu powiększenia zdjęcia):
Program umożliwia stosowanie większości funkcji edycji i formatowania tekstu, co od razu widać na rysunku. Funkcje dostępne są za pomocą przycisków i kombinacji klawiszy, również nie odbiegających od standardów, dlatego nie będziemy tu rozpisywać się na temat każdej funkcji z osobna. Należy tutaj dodać, że nasz program dostarcza wszystkie niezbędne narzędzia i nie wymaga instalowania dodatkowych programów w systemie.
Poniżej w skrócie przegląd wszystkich zakładek menu:
Grupa Szablony Sz@rk umożliwia tworzenie listy dokumentów bezpośrednio w bazie Sz@rk SQL, oraz odczyt i zapis dokumentów z bazy.
W grupie Pliki lokalne mamy standardowe opcje zapisu i odczytu dokumentów z plików. Możemy je wykorzystać do odczytu posiadanych już dokumentów w celu późniejszego zapisu do bazy danych, lub w celu eksportu plików z bazy. Program obsługuje formaty plików: RTF, TXT, HTML, MHT, DOCX (Word 2007), ODT, XML.
W dokumentach możemy stosować nagłówki i stopki, które mają swoje dodatkowe menu Projektowanie:
W dokumencie celowo popełniono błędy pisowni, aby zademonstrować działanie automatycznej kontroli pisowni.
Zmianę skali wyświetlania możemy również uzyskać za pomocą suwaka umieszczonego w prawym dolnym rogu okna:
Przechodzimy do 1-szej zakładki „Plik” i kolejno wybieramy przyciski:
- Otwórz Panel Sz@rk
- Dodaj nową Grupę
- W oknie dialogowym Wpisujemy np. Kadry i zapisujemy rekord do listy
Do utworzonej grupy Kadry, dodajemy za pomocą kolejnego przycisku pierwszą pozycję, nasz dokument testowy:
Aby zapisać nowy dokument do bazy, wybieramy z MENU edytora opcję „Zapisz do bazy jako”, następnie w oknie dialogowym wskazujemy nasz projekt i zatwierdzamy podwójnym kliknięciem lub przyciskiem „Otwórz bieżący projekt” (F5)
W celu utworzenia treści z połączonymi danymi:
- Otwieramy zakładkę w lewym panelu: „Kolumny tabeli”
- W polu edytora wpisujemy dowolny tekst używając wybranych elementów formatowania
- Ustawiamy kursor w wymaganym miejscu, do którego program wstawi Pole z bazy danych
- Odszukujemy wymagane Pole z listy kolumn (działa tutaj wyszukiwanie sekwencyjne)
- Wstawiamy Pole za pomocą podwójnego kliknięcia myszką (w rekord z nazwą pola) lub za pomocą przycisku [Dodaj]
- W ten sposób wybieramy kolejno dowolną liczbę pól (kolumn tabeli)
Tak może wyglądać nasz ekran po wykonaniu tych czynności:
Za pomocą przycisków MENU:
- [Połączone dane] (dwustanowy przełącznik)
- [Tylko nazwy kolumn]
- [Dane i pełny kod]
Można uzyskać widok źródła dokumentu z nazwami kolumn naszej tabeli danych:
Po co to wszystko, skoro dane pracownika możemy wpisać bezpośrednio w dokumencie?
Tak sporządzony dokument traktujemy jako szablon do generowania standardowych dokumentów dla różnych pracowników z danymi pobieranymi z kartotek programu np. Sz@rk Kadry Płace w sposób dynamiczny. Dzięki temu za pomocą jednego szablonu (wzoru wydruku) uzyskujemy błyskawiczny dostęp do spersonalizowanych dokumentów poszczególnych pracowników. Wystarczy, że w zakładce Dane Sz@rk wskażemy rekord tego pracownika:
Oczywiście Edytor można wykorzystywać w standardowym znaczeniu do edycji zwykłych tekstów, wtedy nie musimy wcale korzystać z opisanej metody, zalecamy jednak zapisywanie dokumentów do bazy danych (a nie plików lokalnych).
Dzięki temu uzyskamy kolejne udogodnienia:
- Dokumenty będą automatycznie archiwizowane wraz z naszymi danymi systemu Sz@rk
- W łatwy sposób udostępnimy dokumenty innym użytkownikom
- Dokumenty będą przechowywane w jednym miejscu (naszej bazie SQL) i możemy je udostępniać w trybie pracy mobilnej za pomocą Sz@rk Server
- Projekty pozostaną w Firmie, nawet po zwolnieniu pracownika działu Kadr. W tradycyjnym modelu, pliki lokalne mogą uleć „zaginięciu”.