Pliki cookie pomagają nam udostępniać nasze usługi. Korzystając z tych usług, zgadzasz się na użycie plików cookie. Więcej informacji
Księga Express - Jak wykonać Import danych do bazy SQL

2010-10-18

Opis konwersji danych ADS z programów TGSoft

Księga Express STD i Księga Express PRO
do bazy danych SQL dla systemu
TGSoft Sz@rk KE PRO

1. Wstęp

Do przeprowadzenia konwersji konieczne jest wcześniejsze zainstalowanie serwera SQL, w wersji Microsoft SQL Server 2005 Express Edition Service Pack 3 lub Microsoft SQL Server 2008 R2 - Express.

Opis instalacji serwera Microsoft SQL Server 2005 Express Edition SP3 (zalecany dla starszych komputerów) można znaleźć na stronie http://www.tgsoft.pl/Blog.aspx?id=17

Opis instalacji Microsoft SQL Server 2008 R2 - Express (zalecany dla nowych komputerów) jest dostępny na stronie http://www.tgsoft.pl/Blog.aspx?id=18

2. Instalacja oprogramowania Sz@rk

Przed przeprowadzeniem konwersji danych z wersji ADS do SQL należy zainstalować komplet oprogramowania Sz@rk (jeśli jeszcze nie zostało to zrobione).

Aktualne oprogramowanie Sz@rk jest dostępne na stronie http://www.tgsoft.pl/Download.aspx lub bezpośrednio pod http://tgsoft.pl/programy/setup_szark.exe

Podczas instalacji oprogramowania Sz@rk, kreator skonfiguruje parametry dostępu do zainstalowanego serwera SQL. Jeśli instalacja (i konfiguracja) przebiegła prawidłowo, to zainstalowany program Sz@rk KE PRO uruchomi się bez komunikatów o błędach połączenia z serwerem SQL.

Działający program Sz@rk wraz z wzorcową bazą danych (utworzoną podczas instalacji systemu Sz@rk) lub z bazą do której zaimportowano już dane z programu Faktura 1! Plus lub Gospodarka Materiałowa, jest punktem wyjścia dla typowego importu danych z wersji ADS programu Księga Express PRO.

3. Kolejność importowania danych

Jeżeli dotychczasowa wersja programu TGSoft Księga Express PRO (lub STD) współpracowała z programem fakturującym TGSoft Faktura 1!, Faktura 1! Plus lub Gospodarka Materiałowa, przed zaimportowaniem danych Księgi należy zaimportować dane dla programu fakturującego. Jest to szczególnie ważne jeśli oba programy pracowały na odrębnych bazach kontrahentów.

Wcześniejsze zaimportowanie danych z programu fakturującego jest ważne ze względu na sposób postępowania jaki zostanie podjęty przez konwerter w przypadku wykrycia (podczas importu) kontrahentów którzy już istnieją w bazie danych danej firmy.

Jeśli podczas importowania tabeli kontrahentów konwerter znajdzie takiego samego kontrahenta w bazie danych (wyszukiwanie wg Grupa + Kod), porówna ze sobą wszystkie istotne dane i wykaże ew. niezgodności w raporcie korekt. Co jednak istotne, istniejące już dane tego kontrahenta w bazie danych nie zostaną zmienione! Dodany zostanie jedynie odpowiedni komentarz do uwag oraz zapis do historii zmian tego kontrahenta.

Powyższy sposób rozwiązywania ewentualnych rozbieżności pomiędzy danymi tego samego kontrahenta w programie fakturującym i Księdze, wymusza wcześniejszy import danych z programu fakturującego, ponieważ:

  • Pierwszeństwo mają dane kontrahentów zarejestrowane w programie fakturującym.
  • Dane kontrahentów zarejestrowane w Księdze są zwykle kopią tych wpisanych wcześniej w programie fakturującym (i mogą zawierać mylne dane, co raczej nie zdarza się w programie fakturującym).

Zamieszczone powyżej informacje nie mają zastosowania, jeśli Księga Express pracowała samodzielnie (bez współpracy z programem fakturującym firmy TGSoft) lub jeśli oba programy pracowały na wspólnej tabeli kontrahentów.

Opis dotyczący importowania danych z programów TGSoft Faktura 1!, Faktura 1! Plus jest zamieszczony na stronie http://www.tgsoft.pl/Blog.aspx?id=19

4. Pobieranie oprogramowania do konwersji

Programy do konwersji danych ADS -> SQL są dostępne bezpośrednio pod http://tgsoft.pl/ftp/ads2sql.zip

Pobrany plik należy zapisać do katalogu C:\TGSoft a następnie rozpakować zawarte w nim pliki do tego samego katalogu.

Uwaga 1. Jeśli podczas instalowania poprzednich wersji programów TGSoft (Księga Express PRO lub Księga Express STD) wybrano inny katalog niż proponowany jako domyślny (np. D:\TGSoft), to pobrany plik ads2sql.zip należy zapisać i rozpakować do tamtego katalogu.

Uwaga 2. Po rozpakowaniu pliku ads2sql.zip w katalogu z programami i danymi TGSoft ADS powinien znajdować się plik ke_ads2sql.exe który jest właściwym programem konwertującym dane Księgi Express. Program konwertujący do poprawnego działania potrzebuje bibliotek DLL z pakietu ADS (pliki a*.dll), które są w umieszczone w katalogu głównym oprogramowania TGSoft (domyślnie jest to zawsze podkatalog C:\TGSoft), dlatego należy go uruchamiać wyłącznie z tego katalogu.

5. Utworzenie kopii zapasowych danych ADS i baz SQL przed konwersją

Przed uruchomieniem konwersji danych, bezwzględnie należy wykonać kopię danych ADS z programu Księga Express PRO lub Księga Express STD. Wskazane jest wykonanie kopii całego podkatalogu C:\TGSoft.

Podczas konwersji danych dane ADS nie są żaden sposób zmieniane, ale może być konieczna konwersja samych danych ADS do ostatniej aktualnej wersji (więcej na ten temat w dalszej części tego opisu).

Po zrobieniu kopii danych ADS, należy również wykonać kopię aktualnych baz danych programów Sz@rk. Kopia taka jest niezbędna na wypadek wystąpienia błędów podczas importu z ADS – w takiej sytuacji przed ponownym importem danych niezbędne będzie odtworzenie baz SQL z wykonanej kopii zapasowej.

Wykonanie kopii zapasowej istniejącej bazy danych jest szczególnie ważne, jeśli import danych Księgi będzie się odbywał do tej samej bazy w której istnieją już zarejestrowane dane innych programów serii Sz@rk (np. po zaimportowaniu do niej danych z programu fakturującego TGSoft).

Kopię baz danych systemu Sz@rk wykonuje się z poziomu dowolnego programu Sz@rk, np. Sz@rk KE PRO, Sz@rk MEx, itd.

Po uruchomieniu programu należy uruchomić opcję: Plik \ Zapis/Odczyt Archiwum

Po uruchomieniu opcji pojawi się ekran na którym wpisujemy nazwę kopii (archiwum) i naciskamy przycisk „Wykonaj”:

Po pomyślnym wykonaniu kopii pojawi się ekran:

Archiwizacja zakończona, kopie zapasowe baz danych zostały utworzone w ww. plikach *.MSK.

6. Import danych – sprawdzenie i tworzenie baz danych

Po wykonaniu niezbędnych kopii zapasowych, uruchamiany (pobrany wcześniej) plik KE_ads2sql.exe umiejscowiony w katalogu C:\TGSoft

Ekran początkowy konwertera Sz@rk KE ADS -> SQL. Naciskamy „Dalej”

Kontrolki na tym ekranie umożliwiają ustalenie parametrów dostępu do serwera SQL (nazwa serwera i instancji), fizyczną lokalizację plików bazy danych, oraz umożliwiają tworzenie i kasowanie baz danych dla firmy o dowolnym numerze. Każda firma ma swoją własną bazę o numerze zgodnym z numerem firmy, zatem przykładowo dane firmy nr 5 będą zlokalizowane w bazie danych tgsoft5 (domyślna firma ma nr 1).

Jeżeli w danych ADS istniało wiele firm, to import danych do Sz@rk należy wykonać dla każdej bazy danych (firmy) osobno. Oznacza to, że jeśli w danych ADS istniały np. firmy 1,2 i 5 to import danych do SQL należy przeprowadzić trzykrotnie za każdym razem wskazując właściwy numer w polu „Baza firmy nr”.

Oprócz odrębnych baz danych dla każdej firmy (tgsoft1, tgsoft2 , itd.), system Sz@rk używa do pracy wspólnej dla wszystkich firm bazy danych (Baza ogólna TGSoft).

Parametry serwera SQL („Nazwa serwera\instancji MS SQL” i „Lokalizacja dla tworzonych plików bazy danych”) są ustawiane automatycznie na podstawie parametrów konfiguracji ustalonych podczas instalacji systemu Sz@rk i nie trzeba ich zmieniać.

Aby kontynuować import naciskamy przycisk „Sprawdź” w sekcji „Baza ogólna TGSoft”.

Jeśli odczytane parametry dostępu (serwer\instancja) do serwera SQL oraz dane autoryzacji (widoczne w zakładce „Autoryzacja”) są poprawne to konwerter pokaże status bazy ogólnej TGSoft.

Jeśli po kliknięciu pojawi się komunikat błędu (widoczny poniżej) oznacza to, że automatyczne ustawienia parametrów dostępu do serwera nie są poprawne i konieczne będą kolejne próby po sprawdzeniu i ew. zmianie nazwy serwera i instancji, trybu autoryzacji, nazwy i/lub hasła użytkownika (na zakładce „Autoryzacja”).

W przypadku, gdy połączenia do serwera SQL nie da się uzyskać (mimo prawidłowych danych), może to oznaczać problem z działaniem lub konfiguracją serwera SQL. W takiej sytuacji należy sprawdzić działanie serwisu SQL w systemie lub skorzystać z pomocy zdalnej udzielanej przez pracowników firmy TGSoft (szczegóły na stronie http://tgsoft.pl/TeamViewer.aspx).

Po pomyślnym sprawdzeniu bazy ogólnej TGSoft należy sprawdzić bazę danych wybranej firmy, naciskając przycisk „Sprawdź” w sekcji „Baza firmy nr”.

Po sprawdzeniu obu baz danych, konwerter odblokowuje przycisk „Dalej”, który umożliwia przejście do następnego etapu konwersji danych. Uwaga, przed przejściem do kolejnego etapu należy zapoznać się z umieszczonymi poniżej informacjami i postąpić zgodnie z opisanym schematem a), b) lub c).

Jeżeli import danych będzie się odbywał do firmy o numerze innym niż 1, konieczne będzie utworzenie nowej bazy danych dla tej firmy. Proces tworzenia nowej bazy danych został opisany w podpunkcie c).

W przypadku, gdy import danych ADS będzie się odbywał do firmy numer 1 (baza tgsoft1), konieczne będzie usunięcie i ponowne utworzenie tabel KE i KP, tak aby usunąć wstępną konfigurację przygotowaną dla wersji instalacyjnej systemu Sz@rk KE PRO.

Jeżeli w bazie tgsoft1 (firmy 1) nie ma żadnych innych danych, tzn. nie rejestrowano w niej żadnych istotnych informacji, wskazane jest usunięcie i ponowne utworzenie całej bazy danych tgsoft1. Jeśli jednak w bazie danych istnieją już dane zarejestrowane (lub zaimportowane) w innym programie np. w Sz@rk F1! Plus, to CAŁEJ bazy danych tgsoft1 NIE wolno kasować, należy jedynie usunąć i ponownie utworzyć tabele KE i tabele KP.

Poniżej przykłady typowych schematów postępowania:

a) Przykład usunięcia i ponownego utworzenia bazy danych tgsoft1 (dla firmy 1) oraz tabel KE i KP

Sposób postępowania w tym przykładzie jest odpowiedni, jeśli import danych ADS odbywa się do pustej bazy danych tgsoft1 (np. bezpośrednio po instalacji pakietu Sz@rk) oraz gdy oprogramowanie Sz@rk KE PRO będzie pracowało samodzielnie, tzn. gdy w usuwanej bazie nie rejestrowano żadnych danych z innego programu serii Sz@rk.

Naciskamy „Usuń”.

Pojawi się pierwsze ostrzeżenie, które akceptujemy:

Pojawi się kolejne okno z ostrzeżeniem i żądaniem potwierdzenia kasowania bazy danych:

Widoczne ilości (po jednym rekordzie) dla tabeli „kontrahenci” i „użytkownicy” oraz 370 rekordów w tabeli „kp_skladniki” dotyczą rekordów zakładanych automatycznie. Potwierdzamy kasowanie bazy danych naciskając przycisk „NIE” .

Po usunięciu bazy danych firmy 1 (tgsoft1) konwerter pokaże:

Naciskamy przycisk „Utwórz”. Skasowana baza danych zostanie utworzona ponownie.

Następnie naciskamy przycisk „Utwórz” dla tabel KE i tabel KP, a później „Dalej” – dalszy tok postępowania jest taki sam jak przy tworzeniu nowej bazy danych – patrz podpunkt c).

b) Przykład usunięcia i ponownego utworzenia tabel KE i tabel KP (bez kasowania bazy danych)

Sposób postępowania w tym przykładzie jest odpowiedni, jeśli import danych ADS odbywa się do bazy danych firmy w której już istnieją dane zarejestrowane w innych programach serii Sz@rk - np. Sz@rk F1! Plus, Sz@rk MEx, Sz@rk FK, itp. Całej bazy nie wolno wówczas usuwać, ponieważ oznaczałoby to bezpowrotne skasowanie danych pozostałych programów pracujących na tej bazie.

Naciskamy pierwszy zaznaczony przycisk „Usuń” dla tabel programu KE.

Pojawi się pierwsze ostrzeżenie.

Naciskamy „Tak”.

Jeśli w bazie nie było żadnych danych Księgi Express (KE) tabele zostaną usunięte.

Jeśli konwerter znajdzie jakiekolwiek dane w tabelach KE (np. próbne lub testowe dane), pojawi się kolejne ostrzeżenie (widoczne na okienku poniżej). W przykładzie widocznym poniżej widać że w bazie są już zarejestrowane dane w Księdze Express i należy się upewnić że mogą zostać skasowane (np. gdy ponawiamy import tych samych danych z wersji ADS.)

Po naciśnięciu przycisku „Nie” tabele KE (wraz z zawartymi w nich danymi) zostaną usunięte ze wskazanej bazy danych.

W kolejnym kroku usuwamy tabele programu KP, naciskamy zaznaczony przycisk „Usuń” dla tabel programu KP.

Pojawi się ostrzeżenie które akceptujemy:

Naciskamy „Tak”.

Jeśli w bazie danych wybranej firmy nie było żadnych danych modułu płacowego Księgi Express (KE) tabele KP zostaną usunięte.

W bazie instalacyjnej wstępnie zarejestrowano standardowe szablony i składniki list płac, dlatego konwerter pokaże poniższe ostrzeżenie:

Naciskamy przycisk „Nie” aby usunąć tabele programu KP (a zarazem modułu płacowego Księgi Express).

Po usunięciu tabel KE i KP konieczne będzie ich ponowne utworzenie. Dalszy sposób postępowania jest analogiczny do opisanego poniżej w podpunkcie c) w części dotyczącej tworzenia tabel KE i KP.

c) Przykład tworzenia nowej bazy danych wraz z tabelami KE i KP dla firmy 2.

Jeśli zachodzi konieczność importu danych ADS do innej, jeszcze nie istniejącej bazy danych (np. firmy nr 2) konieczne będzie utworzenie bazy danych tgsoft2 oraz tabel KE i tabel KP (niezbędnych dla programu Sz@rk KE). Przedstawiają to poniższe rysunki:

Naciskamy „Utwórz” .

Baza danych tgsoft2 dla firmy nr 2 została utworzona, potwierdza to poniższy ekran:

Teraz naciskamy „Utwórz” dla tabel KE a potem dla tabel KP.

Utworzone zostaną wymagane tabele KE i KP w bazie danych firmy nr 2.

Naciskamy „Dalej”, co spowoduje przejście do kolejnego etapu konwersji danych.

7. Import danych – parametry wejściowe importu danych ADS

W tym etapie, widoczny (kilka akapitów poniżej) ekran importera zawiera podstawowe parametry dla danych wejściowych (ADS) oraz umożliwia sterowanie importem danych do SQL. W typowych przypadkach nie trzeba zmieniać domyślnie ustawionych parametrów.

Uwaga: Jeśli dane ADS są umieszczone w innym niż C:\TGSoft katalogu, należy wskazać ten katalog w polu „Katalog danych”.

Pole „Numer Firmy” automatycznie przyjmuje wartość na podstawie numeru bazy danych ustalonego na wcześniejszym ekranie konwertera (numer firmy można zmienić np. w przypadku gdy np. firma 5 w wersji ADS ma mieść nr 3. w wersji SQL - tzn. przy zmianie numerów firm podczas importu danych).

W dolnej części tego okna umieszczono szczegółowe opcje importu. Domyślne ustawienia są odpowiednie dla zdecydowanej większości przypadków. Dokładniejszy opis dotyczący danej opcji (podpowiedź) jest prezentowany po umieszczeniu kursora myszki na opisie opcji oznaczonej dwoma gwiazdkami **.

Opcje sterujące importem są pogrupowane w czterech sekcjach. Szczególną uwagę należy zwrócić na opcje w sekcji „Opcje ogólne – ograniczenia importu”:

  • Importuj rozrachunki Można zrezygnować z tej opcji (wyłączyć import rozrachunków) jeśli importowane dane były rejestrowane w programie Księga Express STD lub jeśli w programie Księga Express PRO nie prowadzono rozliczeń z kontrahentami, tzn. nie używano funkcji zgromadzonych w menu „Rozliczenia”; „Rozrachunki z kontrahentami”.
  • Importuj dane modułu płacowego Można zrezygnować z tej opcji (wyłączyć import danych modułu płacowego) jeśli importowane dane były rejestrowane w programie Księga Express STD lub jeśli w programie Księga Express PRO nie zarejestrowano żadnego pracownika i nie wyliczano żadnych list płac, tzn. nie używano funkcji zgromadzonych w menu „Kadry-Płace”.

W przypadkach niestandardowego importowania danych należy skontaktować się pracownikami firmy TGSoft (pomoc@tgsoft.pl).

Poniżej ekran z parametrami wejściowymi.

Po sprawdzeniu parametrów wejściowych naciskamy przycisk „IMPORTUJ”.

Jeśli dane ADS zostaną znalezione we wskazanym katalogu, konwerter rozpocznie import danych. W tej sytuacji przejdź do punktu „8. Import danych – raport z kopiowania danych ADS do bazy danych

Poniżej omówione zostaną typowe komunikaty błędów które mogą się pojawić po uruchomieniu funkcji „IMPORTUJ”

Komunikat informuje, że we wskazanym parametrami katalogu, nie znaleziono danych ADS. Zwykle oznacza to, że trzeba zmienić nazwę podkatalogu wskazanego w polu „Katalog danych” lub wstawić właściwy numer firmy i/lub rok dla importowanych danych.

Ten komunikat informuje że importowane dane ADS są w nieaktualnej wersji. Sytuacja taka może wystąpić jeśli w trakcie eksploatacji programu Księga Express PRO lub Księga Express STD nie aktualizowano programu do nowszych wersji publikowanych przez firmę TGSoft.

Uwaga 1. Powyższe ostrzeżenie można zignorować i wymusić import danych ADS przyciskiem „TAK” - ale wówczas należy się liczyć, że podczas importu danych mogą pojawić się błędy i konieczny będzie ponowny import danych po odtworzeniu bazy danych z kopii zapasowej (lub ponownym utworzeniu pustej bazy).

Ostatnie wersje programów KE w wersji ADS można pobrać ze strony http://www.tgsoft.pl.

UWAGA:

Przed uruchomieniem instalatora nowszej wersji programu Księga Express PRO lub Księga Express STD, należy bezwzględnie wykonać kopię całego katalogu C:\TGSoft(programy i dane poprzedniej wersji programów TGSoft).

8. Import danych – raport z kopiowania danych ADS do bazy danych

Przed uruchomieniem funkcji konwerter prosi o potwierdzenie:

Naciskamy „TAK”.

Konwerter przystąpi do kopiowania danych z tabel ADS do bazy danych SQL:

Ten proces może trwać wiele minut jeśli danych jest dużo. Podczas importowania danych generowany jest raport w widocznym powyżej oknie, w którym dla każdej tabeli wykonywane jest osobne podsumowanie.

a) zakładka „R. Błędów”

Istotną informacją podczas importu jest licznik „Błędy” oznaczony żółtym podkreśleniem. Jeśli ilość błędów jest większa od zera należy zapoznać się z komentarzami w zakładce „R. Błędów”. Zwykle jeśli pojawiają się błędy konieczny jest ponowny import danych ADS po wcześniejszym odtworzeniu bazy danych z kopii zapasowej (lub jej usunięciu i ponownym utworzeniu).

Ponowny import danych ADS ma sens dopiero po usunięciu przyczyny powstawania błędów.

b) zakładka „R. Korekty”

Jeśli licznik „Korekty” będzie miał wartość większą od zera, należy zapoznać się z informacjami w zakładce „R. Korekt”. Korekty zwykle dotyczą automatycznego poprawiania danych i NIE wymagają ponawiania importu danych ADS. Należy się jednak z nimi zapoznać w celu późniejszego sprawdzenia poprawności importu danych w programie Sz@rk KE PRO.

W zakładce tej odkładane są również informacje o ew. wykryciu niezgodnościach głównych pomiędzy aktualnie importowanym kontrahentem z tabeli ADS a jego już istniejącym odpowiednikiem z danych SQL. Sytuacja taka może nastąpić, np. po wcześniejszym imporcie do bazy danych z programu fakturującego ADS. W przypadku wykrycia takich niezgodności w raporcie korekt będzie zawarta informacja które wartości się różnią (sprawdzanie są tylko najistotniejsze informacje umieszczane na fakturach).

Poniżej przykłady zawartości raportu korekt.

Widoczny powyżej zapis w raporcie korekt wskazuje na różnice jakie wykrył konwerter podczas importowania danych kontrahenta K-1 z danych ADS po porównaniu z już istniejącym kontrahentem K-1 w bazie danych SQL. Tego typu sytuacja może wystąpić, np. gdy przed importem danych z Księgi, do tej samej bazy danych zaimportowano dane ADS z programu Faktura 1! Plus.

Pozostałe typy korekt (jeśli wystąpią podczas importu) będą w większości przypadków dotyczyć automatycznego zakładania brakujących zapisów w bazie danych lub automatycznego uzupełniania (lub korygowania) brakujących wartości pól (np. korekty błędnych dat).

c) zakładka „R. Odrzuceń”

W zakładce „R. Odrzuceń” gromadzone są informacje o rekordach których kopiowanie zostało pominięte z powodu odmiennej pracy systemu w wersji SQL. Najczęściej będą dotyczyły niektórych zapisów w rozrachunkach przenoszonych bilansem otwarcia w wersji KE PRO ADS lub niektórych zapisów Księgi (również przenoszonych bilansem otwarcia). W typowych przypadkach podczas importu nie będzie żadnych odrzuceń i zakładka pozostanie pusta. Jeśli jednak pojawią się tam wpisy nie oznacza to błędu przetwarzania.

d) Pliki logów z przetwarzania.

Podczas importu wszystkie informacje widoczne w zakładkach „R. Importu”, „R. Błędów”, „R. Korekt” oraz „R. Odrzuceń” są umieszczane w plikach roboczych (logach), utworzonych w katalogu w którym znajduje się uruchomiony plik konwertera ke_ads2sql.exe

$ke_import_(MS)_Raport$.log- raport importu (zakładka „R. Importu”)

$ke_import_(MS)_ERROR$.log- raport błędów (zakładka „R. Błędów”)

$ke_import_(MS)_Korekty$.log - raport korekt (zakładka „R. Korekt”)

$ke_import_(MS)_Odrzucone$.log - raport odrzuceń (zakładka „R. Odrzuceń”)

$ke_import_(MS)_Pominiete$.log - raport pominięć (nie jest widoczny w konwerterze)

e) Zakończenie importu danych.

Bezpośrednio po zakończeniu importu danych, konwerter wyświetla komunikat widoczny na rysunku poniżej. Komunikat przypomina o konieczności sprawdzenia przeniesionych z wersji ADS wskaźników finansowych i parametrów modułu płacowego w programie Sz@rk KE.

Komunikat po zakończeniu importowania danych ADS.

Ekran po zakończeniu importu.

Jeśli podczas importowania danych nie pojawiły się błędy (zakładka „R. Błędów”) jest pusta, możemy zamknąć konwerter przyciskiem „Zamknij” i uruchomić nowy program Sz@rk KE PRO w celu sprawdzenia poprawności zaimportowanych danych.

9. Weryfikacja poprawności importu danych.

Po pomyślnym zakończeniu importu danych ADS należy jednocześnie uruchomić poprzedni program Księga Express PRO (ew. Księga Express STD ) oraz nowy program Sz@rk KE PRO.

Następnie należy porównać w obu programach:

a)Słownik kontrahentów; czy widać te same dane, czy ostatni kontrahent w starym programie jest widoczny w nowym programie (porównać podstawowe dane identyfikacyjne i adresowe)

b)Zapisy w Księdze; ustawić zakres dat od początku roku w obu wersjach programu (starej i nowej) i porównać podsumowania na pasku statusu okna – muszą się zgadzać. Wykonać także wydruk księgi na ekran i sprawdzić sumy na ostatniej stronie.

c)Rejestr VAT, Zakupów i Sprzedaży; należy ustawić zakres dat od pierwszego stycznia bieżącego roku w obu wersjach (starej i nowej) programu, oraz porównać podsumowania wartości na pasku statusu okna - muszą się zgadzać! Wykonać także wydruk rejestru VAT na ekran i sprawdzić sumy na ostatniej stronie.

d)Rozrachunki; uruchomić opcję „Rozrachunki – Wydruki wg projektów” w obu programach i porównać sumy na wydrukach (szczególnie pozycja: Razem Saldo). Kwoty muszą się zgadzać. Wykonać sprawdzenie także dla zobowiązań. Uwaga, kolejność pozycji (sortowanie) na wydrukach może być różna w obu wersjach, ale zbiorcze kwoty muszą się zgadzać.

e)Ewidencje Środków Trwałych; ilość środków i aktualne wartości muszą się zgadzać!

f)Ewidencję Wyposażenia;

g)Ewidencję Przejazdów i wydatków;

h)Ewidencję pracowników;

i)Zaksięgowane listy płac;

j)Wykonać zbiorówki roczne – kwoty muszą się zgadzać w obu wersjach programu.

Uwaga: Jeśli są rozbieżności w danych, oznacza to że import danych nie był poprawny!

Jeśli wszystkie dane są zgodne, można uznać że import danych jest wykonany poprawnie. W takim przypadku wykonujemy kopię bazy danych danej firmy z poziomu otwartego programu Sz@rk KE PRO - opisując w treści kopii, że jest to baza danych bezpośrednio po imporcie danych z ADS.

Opis jak wykonać kopię z programu Sz@rk umieszczono w punkcie „5. Utworzenie kopii zapasowych danych ADS i baz SQL przed konwersją”.

UWAGA:Jeżeli podczas importu wystąpiły błędy lub wartości zbiorcze się nie zgadzają, należy odtworzyć pierwotną postać bazy danych z kopii zapasowej wykonanej tuż przed wykonaniem importu danych z ADS (kopia powinna być wykonana zgodnie z opisem w punkcie 5.).

Po odtworzeniu bazy danych (lub jej skasowaniu i ponownym utworzeniu) można spróbować ponownie wykonać import po usunięciu przyczyny postania błędów.

Następny punkt zawiera opis w jaki sposób odtworzyć bazę danych z wcześniej wykonanej kopii zapasowej.

10. Odtwarzanie bazy danych z kopii zapasowej.

Odtworzenie bazy danych danej firmy wykonujemy z poziomu dowolnego programu Sz@rk, w tym przypadku z Sz@rk KE PRO.

Podobnie jak w przypadku wykonywania kopii uruchamiamy opcję „Plik \ Zapis/Odczyt Archiwum”

Po uruchomieniu funkcji „Archiwizacja / Odtwarzanie danych”, wybieramy zakładkę „Odtwarzanie” (klikamy w napis „Odtwarzanie” w lewej części okienka). Następnie wybieramy wykonaną wcześniej kopię zapasową z której zostanie wykonane odtwarzanie bazy danych.

Na poniższym przykładzie wybrano ostatnią wykonaną kopię (zapisy są posortowane wg daty utworzenia).

Po wybraniu właściwej kopii zapasowej (uwaga: w tym miejscu należy uważnie to sprawdzić) uruchamiamy odtwarzanie funkcją „Odzyskaj”.

Następnie, w polu „Komentarz do wykonywanego odtworzenia …” konieczne będzie wpisanie uzasadnienia dla odtwarzania danych (w przykładzie podano „odtworzenie bazy danych po nieudanym imporcie danych ADS”) oraz potwierdzenie odtworzenia bazy danych przez naciśnięcie przycisku „WYKONAJ!”.

Pojawi się komunikat z ostrzeżeniem, który akceptujemy przyciskiem „TAK”.

Po potwierdzeniu, program Sz@rk zostanie automatycznie zamknięty a w zamian załaduje się narzędziowy program TGS_Manager który przeprowadzi końcową procedurę odtworzenia danych z kopii zapasowej.

Naciskamy „WYKONAJ”.

Pojawi się jeszcze jedno ostrzeżenie, które akceptujemy:

Naciskamy „TAK”.

Po ostatnim potwierdzeniu TGS_Manager przystąpi do odtwarzania danych ze wskazanej kopii zapasowej. Po wykonaniu odtwarzania bazy pojawi się następujący komunikat:

Naciśnięcie przycisku „OK” zamknie okno TGS_Manager-a.

Baza danych została odtworzona z kopii zapasowej.

Dokument można pobrać w formacie PDF.