Pliki cookie pomagają nam udostępniać nasze usługi. Korzystając z tych usług, zgadzasz się na użycie plików cookie. Więcej informacji
e-Deklaracje (PIT, VAT)

2011-03-30

Opis tworzenia i przesyłania deklaracji VAT i PIT z systemów Sz@rk do serwera e-Deklaracje w Ministerstwie Finansów

Dokument dostępny w formacie PDF: http://tgsoft.pl/pdf/e-Deklaracje.pdf

1. Wstęp

Tworzenie i przesyłanie e-Deklaracji jest dostępne w systemach Sz@rk KE PRO, Sz@rk FK i Sz@rk KP od wersji 2011. W dniu sporządzania niniejszej instrukcji (30.03.2011) można utworzyć i wysyłać następujące e-Deklaracje:

PIT-11 (17)

PIT-40 (16)

VAT-7 (12)

VAT-7K (6)

Planowane jest dalsze poszerzanie listy obsługiwanych deklaracji VAT i PIT.

Przesyłanie e-Deklaracji wymaga posiadania urządzenia (czytnika) i karty do podpisywania dokumentów cyfrowym podpisem kwalifikowanym, w analogiczny sposób jak podczas wysyłania formularzy ZUS za pośrednictwem Programu Płatnika.

Kwestie związane z instalacją czytnika i karty z podpisem kwalifikowanym nie będą poruszane w niniejszej instrukcji. Przyjmuje się założenie, że użytkownik posiada działający i przetestowany w Programie Płatnika system obsługi podpisu kwalifikowanego. Ten sam zestaw (czytnik + karta) może być wykorzystany do przekazania wybranych e-Deklaracji PIT i VAT.

Wszelkie informacje na temat systemu e-Deklaracje są dostępne w Internecie po adresem:

http://www.e-deklaracje.gov.pl/index.php?page=start

2. Instalacja oprogramowania „Przekaz do e-Deklaracje”

W chwili obecnej podpisywanie i przesyłanie utworzonych w systemach Sz@rk deklaracji do systemu e-Deklaracje Ministerstwa Finansów realizowane jest za pośrednictwem programu „Przekaz do e-Deklaracje” (bezpłatnego produktu firmy trzeciej) który należy zainstalować w systemie Windows.

Link do programu instalacyjnego: http://www.anzasoft.pl/ftp/edek101.exe

Po uruchomieniu programu instalacyjnego „edek101.exe” należy potwierdzać domyślne ustawienia.

Rysunek 1. Uruchomienie instalatora "edek101.exe"

Poniżej kolejne ekrany instalatora.

Rysunek 2. Ekran powitalny instalatora "edek101"

Rysunek 3. c.d. instalatora "edek101"

Rysunek 4. c.d. instalatora "edek101.exe"

Rysunek 5. c.d. instalatora "edek101.exe"

Rysunek 6. Ekran końcowy instalatora "edek101"

3. Przetestowanie przekazu przykładowej deklaracji PIT 11 do systemu testowego w MF

Po zainstalowaniu, program „Przekaz do e-Deklaracje” uruchomi się automatycznie w trybie testowym, który umożliwi przeprowadzenie próby przekazu deklaracji PIT-11 (zawierającej przykładowe dane podatnika) do systemu TESTOWEGO e-Deklaracje w Ministerstwie Finansów. Jeśli program przekazu nie uruchomi się automatycznie należy go uruchomić ręcznie, korzystając ze skrótu (ikony) który instalator umieścił na pulpicie.

Przetestowanie poprawności przekazu na testowych danych i do testowego systemu MF jest niezbędne do upewnienia się, że rzeczywiste utworzone e-Deklaracje w systemie Sz@rk będą poprawnie podpisywane i przekazywane do produkcyjnego serwera MF.

Poniżej zamieszono kolejne ekrany z testowego przesłania deklaracji PIT-11.

Rysunek 7. Ekran początkowy kreatora przekazu e-deklaracji

Rysunek 8. Zawartość XML przekazywanej deklaracji XML

Na powyższym rysunku widać treść deklaracji w formacie XML. Widoczne dane są przykładowe – nie zawierają prawdziwych danych. Naciskamy [Dalej].

Rysunek 9. Wybór certyfikatu w celu podpisania dokumentu

Na tym ekranie należy wskazać właściwy certyfikat podpisu kwalifikowanego który będzie użyty do podpisania i zaszyfrowania przesyłanej deklaracji XML. Jeśli w systemie zainstalowanych jest wiele certyfikatów, należy wybrać właściwy i nacisnąć [Dalej].

Po naciśnięciu przycisku pojawi się poniższe okienko umożliwiające autoryzację wykorzystania podpisu kwalifikowanego przez podanie PIN-u użytkownika. Uwaga, w zależności od rodzaju i typu czytnika kart okno autoryzacji może mieć inny wygląd.

Rysunek 10. Okno autoryzacji wykorzystania kwalifikowanego podpisu cyfrowego.

Jeśli podany PIN będzie poprawny, pojawi się kolejny ekran kreatora (widoczny poniżej), na którym zaprezentowana jest treść podpisanej i zaszyfrowanej deklaracji XML.

Rysunek 11. c.d. kreatora przekazu e-deklaracji

Powyższy ekran zawiera treść podpisanego i zaszyfrowanego dokumentu XML, przygotowanego do wysłania. Po naciśnięciu [Wyślij] pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie przesłania e-Deklaracji:

Rysunek 12. Ostatnie potwierdzenie przed wysłaniem deklaracji do MF

Po naciśnięciu przycisku [Tak] dokument zostanie wysłany do serwera testowego system e-Deklaracje Ministerstwa Finansów. Po kilkunastu lub kilkudziesięciu sekundach z serwera MF powinna nadejść odpowiedź ze statusem transferu. W przypadku wysyłania deklaracji do serwera testowego, odpowiedź UPO przychodzi od razu z potwierdzeniem przyjęcia dokumentu.

Jeśli deklaracja została wysłana do serwera produkcyjnego, czas na odpowiedzi z UPO może trwać wiele godzin a nawet dni. W takim przypadku po kilkunastu sekundach z serwera nadejdzie jedynie informacja o przyjęciu dokumentu z kodem 301 - Dokument w trakcie przetwarzania.

Rysunek 13. Komunikat zwrotny z serwera MF po przesłaniu deklaracji

Kod 200 oznacza że przesłany dokument został pozytywnie zweryfikowany i sprawdzony pod względem zgodności z wymaganym formatem. W takiej sytuacji można przyjąć że deklaracja została pozytywnie przyjęta i zaakceptowana przez system e-Deklaracje w Ministerstwie Finansów. Zaleca się wówczas wydrukowanie UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru) i przechowywanie go razem z papierową wersją przesłanej deklaracji.

Poniżej przykład odpowiedzi z kodem innym niż 200 (lub ew. 301), oznaczającym że przekazanie deklaracji nie zostało skutecznie przeprowadzone. Zwykle oznacza to konieczność powtórnego powtórzenia procesu tworzenia i przekazywania deklaracji.

Rysunek 14. Przykład odpowiedzi z serwera UPO ze wskazaniem przyczyny błędu.

Po wysłaniu deklaracji i odebraniu zwrotnego potwierdzenia o jej przyjęciu przez system w MF, pojawi się poniższy ekran kreatora przekazu. Poniżej przykładowy rysunek.

Rysunek 15. Ekran kreatora przekazu po odebraniu potwierdzenia z serwera w MF

Po naciśnięciu [Dalej] kreator przejdzie do zakładek umożliwiających wydrukowanie odebranego UPO lub innych informacji związanych z przesłaną deklaracją. Wydrukowanie UPO jest możliwe po naciśnięciu przycisku [Drukuj] na zakładce „UPO do wydruku”. Nie ma potrzeby drukowania UPO jeśli deklaracja była wysyłana w trybie testowym.

Rysunek 16. Końcowy ekran kreatora przekazu, umożliwiający wydrukowanie UPO.

Po naciśnięciu przycisku [Zamknij], kreator przekazu zamknie się automatycznie, a sterowanie zostanie przekazane do programu Sz@rk.

4. Tworzenie i przesyłanie e-Deklaracji w Sz@rk KE, Sz@rk FK i Sz@rk KP

Tworzenie i przesyłanie e-Deklaracji z w/w programów Sz@rk będzie omówione na przykładzie deklaracji VAT-7 wysyłanej do serwera MF z programu Sz@rk KE PRO. W pozostałych programach Sz@rk, tj. FK i KP e-deklaracje są tworzone i obsługiwane w taki sam sposób.

W systemach Sz@rk e-Deklaracje tworzymy w oparciu o wcześniej utworzone raporty VAT-7, VAT-7K, PIT-11 lub PIT-40 w opcji „Raporty Wykonane”. W programie Sz@rk KE PRO funkcja ta jest uruchamiana z menu „Księga\Raporty, Deklaracje PIT, Sprawozdania”. Deklaracja przed wysłaniem do serwera MF powinna być wydrukowana i sprawdzona, w celu upewnienia się że nie zawiera żadnych błędów merytorycznych.

Rysunek 17. Widok zawartości obliczonej deklaracji VAT-7

Po ustawieniu kursora listy na przeznaczonym do wysłania raporcie VAT-7 naciskamy przycisk [e-Deklaracja], który wywoła kreator tworzenia deklaracji XML dla systemu e-Deklaracje w Ministerstwie Finansów.

Rysunek 18. Ekran informacyjny kreatora tworzenia e-Deklaracji XML w systemach Sz@rk

Po zapoznaniu się z zamieszczonymi informacjami, naciskamy [Dalej].

Na poniższym tym ekranie należy wybrać, czy deklaracja będzie wysłana w trybie testowym, czy w trybie produkcyjnym równoznacznym z rzeczywistym złożeniem deklaracji w Urzędzie Skarbowym.

Dla nowoutworzonych deklaracji zalecamy najpierw wysłać deklarację w trybie testowym, aby przetestować jej poprawność przez serwer testowy w MF. Jeśli serwer testowy systemu e-Deklaracje potwierdzi poprawność deklaracji, można będzie ponownie wysłać tę samą deklarację w trybie produkcyjnym.

Rysunek 19. Wybór trybu przesłania e-Deklaracji

Po naciśnięciu przycisku [Dalej] może pojawić się poniższy komunikat (tylko przy pierwszym użyciu).

Rysunek 20. Komunikat o braku dopasowania kodu US

W takiej sytuacji, zgodnie z zamieszczonym opisem, konieczne będzie uzupełnienie słownika urzędów skarbowych, tak aby system Sz@rk mógł odnaleźć właściwy kod (czterocyfrowy) właściwego dla danej firmy urzędu skarbowego.

Pełna lista kodów jest dostępna pod poniższym adresem, należy odnaleźć właściwy dla swojej firmy kod i nazwę urzędu skarbowego, oraz wprowadzić brakujący zapis do słownika urzędów skarbowych.

http://www.e-deklaracje.gov.pl/Repozytorium//Slowniki/KodyUrzedowSkarbowych_v3-0.xsd

Dla zobrazowania, na przykładowym rysunku dotyczącym ww. listy kodów zaznaczono kod dla Urzędu Skarbowego w Wieliczce.

Rysunek 21. Przykład listy z kodami urzędów skarbowych

Po ustaleniu kodu i właściwej nazwy urzędu skarbowego wprowadzamy (lub uzupełniamy) brakujący wpis w słowniku urzędów skarbowych. W przykładzie poniżej, wprowadzono zapis dla urzędu skarbowego w Wieliczce (kod 1226).

Rysunek 22. Dodanie wpisu do słownika urzędów skarbowych.

Aby system Sz@rk mógł odnaleźć właściwy kod urzędu skarbowego dla tworzonej e-Deklaracji, konieczne będzie również sprawdzenie i ew. uzupełnienie wpisu w funkcji „Dane Firmy” dotyczący właściwego dla danej firmy urzędu skarbowego. W tym celu należy uruchomić opcję z menu „Funkcje \ Dane Firmy” i przewinąć dane w okienku do sekcji „Dane Urzędu Skarbowego wg adresu siedziby”.

Następnie należy w polu „Nazwa” podać identyczną nazwę właściwego urzędu skarbowego jak wprowadzona wcześniej w słowniku urzędów skarbowych. W przykładzie jest to oznaczone żółtym podkreśleniem tła.

Rysunek 23. Nazwa urzędu skarbowego w danych firmy

Podczas procesu przygotowywania e-Deklaracji mogą się pojawiać również inne komunikaty błędów, zwykle oznaczające konieczność uzupełnienia danych, które są wymagane w schemacie deklaracji XML.

Na poniższym rysunku zamieszczono przykładowy komunikat wskazujący że w adresie danych firmy nie wpisano województwa.

Rysunek 24. Komunikat o braku wpisanego województwa w adresie Podatnika

W powyższej sytuacji, zgodnie z sugestią z komunikatu, konieczne będzie wpisanie brakującego województwa w funkcji „Dane Firmy”. Prezentuje to poniższy rysunek.

Uwaga! Wszystkie dane w sekcji „Adres do deklaracji VAT-7” muszą być wypełnione – są wymagane przy przesyłaniu e-Deklaracji.

Rysunek 25. Przykład prezentujący uzupełnienie brakujących danych adresowych podatnika.

W przypadku pojawienia się innych komunikatów błędów podczas tworzenia e-Deklaracji, należy postępować zgodnie z zawartymi w nich sugestiami i powtarzać proces tworzenia e-Deklaracji aż do momentu gdy zostanie ona utworzona (wszystkie dane zostaną uzupełnione).

Bezpośrednio po utworzeniu e-Deklaracji przez system Sz@rk, zostanie ona zapamiętana w systemie w postaci pliku XML oraz przesłana do podprogramu „Przekaz do e-Deklaracje” który w dalszej kolejności umożliwi jej podpisanie i przetransmitowanie do serwera w MF.

Poniższy rysunek przedstawia utworzoną wcześniej w Sz@rk KE PRO deklarację VAT-7, która została przekazana do kreatora przekazu. W tym przypadku transmitowane są rzeczywiste dane z systemu Sz@rk, z tym że ich transmisja odbędzie się do systemu testowego w MF.

Rysunek 26. Widok deklaracji VAT-7 w kreatorze przekazu do e-Deklaracje.

Dalsze postępowanie w kreatorze przekazu e-Deklaracji jest takie samo jak opisane wcześniej podczas testowania przesyłu deklaracji PIT-11. Ekrany są niemal identyczne (patrz rysunek 9, 10, 11, 12 i 13).

Jeśli przekaz do systemu e-Deklaracje w MF zakończył się sukcesem, co jest sygnalizowane kodem 200 lub 301, kreator zamknie się automatycznie, a w oknie z raportami pojawią się aktualne informacje dotyczące statusu przetwarzania przesłanej e-Deklaracji.

Prezentują to poniższe rysunki.

Rysunek 27. Lista deklaracji z informacjami o przesłanej e-Deklaracji

Rysunek 28. c.d. listy (przewinięta w prawo) deklaracji z informacjami o przesłanej e-Deklaracji

Pełne informacje o statusie bieżącej e-Deklaracji są też dostępne pod przyciskiem [Info], który uaktywnia się dla raportów (deklaracji) dla których utworzono i przesłano e-Deklarację do MF. Prezentuje to poniższy rysunek.

Rysunek 29. Okno informacji o aktualnym statusie e-Deklaracji

Po pozytywnym przesłaniu i potwierdzeniu e-Deklaracji przesyłamy ją jeszcze raz (naciskając przycisk [e-Deklaracje]), tym razem wybierając tryb PRODUKCYJNY przekazu.

Rysunek 30. Ponowne wysłanie e-Deklaracji w trybie produkcyjnym

Rysunek 31. c.d. ponownego przesłania e-Deklaracji w trybie produkcyjnym

Po naciśnięciu [Prześlij] wywołany zostanie podprogram „Przekaz do e-Deklaracje” tym razem w trybie produkcyjnym a nie testowym (brak napisu „TEST”). Obrazuje to poniższy rysunek.

Rysunek 32. Program przekaz uruchomiony w trybie produkcyjnym, ekran powitalny.

Kolejne ekrany kreatora przekazu pracującego w trybie produkcyjnym wyglądają podobnie jak podczas przesyłania w trybie testowym, różnice widać w nagłówku okna (brak napisu „TEST”), oraz podczas ostatniego potwierdzenia przed wysłaniem deklaracji XML do serwera w MF (różnica oznaczono żółtym podkreśleniem).

Rysunek 33. Przekaz do systemu e-Deklaracje - ostateczne potwierdzenie przed wysłaniem e-Deklaracji XML

Po wysłaniu e-Deklaracji w trybie produkcyjnym, system Sz@rk zmieni oznaczenie e-Deklaracji na liście raportów (deklaracji). Jeśli kod statusu UPO będzie równy 200 oznacza to że deklaracja została złożona w US.

Kod inny niż 200 oznacza błąd i konieczność ponownego wysłania e-Deklaracji po usunięciu przyczyny błędu. Wraz z kodem błędu dołączany jest także opis problemu, co pozwala się zorientować co do przyczyny odrzucenia deklaracji. Należy jednak pamiętać, że jeśli błędów w deklaracji jest wiele, to UPO będzie zawierał opis i kod pierwszego napotkanego błędu.

Rysunek 34. Ekran prezentujący wygląd listy deklaracji i okna informacji po przesłaniu e-Deklaracji w trybie produkcyjnym.