Pliki cookie pomagają nam udostępniać nasze usługi. Korzystając z tych usług, zgadzasz się na użycie plików cookie. Więcej informacji
CRM - Sprawy (wiadomości grupowane wg wątków)

2011-10-10

"Sprawa" w Sz@rk CRM, to rozbudowany mechanizm do śledzenia przesyłanychwiadomości e-mail pomiędzy naszą firmą, kontrahentami, przedstawicielami, pracownikami, itp. Wiadomości dotyczące jednego (wspólnego) tematu są grupowane wg wątku, tworząc w systemie "Sprawę". Cały proceswykonywany jest automatycznie przez Sz@rk CRM, a w łańcuszku poszczególnych nadawców i odbiorców, mogą uczestniczyć użytkownicy posługujący się różnymi programami wysyłającymi wiadomości e-mail.

Jak to działa?

  1. Otrzymujemy e-mail od nowego kontrahenta. Zakładamy kontakt w bazie adresowej i tworzymy nową sprawę, do której zostanie podpięta bieżąca (przychodząca wiadomość). Program automatycznie nadaje numer sprawy, sprawa otrzymuje status "Otwarty".
  2. Wysyłamy odpowiedź. Program do tematu dodaje wyróżnik identyfikujący sprawę w systemie np.
    • RE: Zapytanie w sprawie zakupu programu [Sz@rk#3932]
    • Wyróżnik składa się z nawiasów klamrowych [] pomiędzy którymi umieszczony jest prefiks oraz numer sprawy, oddzielone znakiem #. Prefiks definiujemy w Parametrach Systemu, najlepiej posługiwać się nazwąskróconą własnej firmy. Proszę nie posługiwać się ogólnymi nazwami np. "crm", ponieważ możemy trafić na adresata, który posługuje się tym samym lub podobnym programem.
    • Wysłanie odpowiedzi ustawia status sprawy "Zamknięty". Do listy wiadomości bieżącej sprawy zostanie dopisana kolejna wiadomość.
  3. Nasza odpowiedź nie zakończyła tematu i klient odpowiada. Otrzymaliśmy kolejną wiadomość. Tym razem system automatycznie kojarzy wiadomość i dopisuje ją do sprawy oraz kontrahenta. Posługuje się tutaj wyróżnikiem sprawy zawartym w temacie wiadomości. Status sprawy ponownie jest ustawiany na "Otwarty".
  4. Temat możemy kontynuować bardzo długo, a wiadomość może krążyć pomiędzy różnymi adresami. Wszystkie jednak zostaną automatycznie zgromadzone w jednym miejscu pod określonym numerem sprawy, w tym przypadku #3932.

Nowy temat (wiadomość) od znanego kontrahenta.

  1. Otrzymujemy e-mail od Klienta, który jest już zdefiniowany w naszej bazie adresowej. Program automatycznie zakłada nową sprawę z kolejnym numerem i dopisuje do niej przychodzącą wiadomość. Całość jest skojarzona z kontaktem z naszej bazy i nie musimy wykonywać dodatkowych czynności.
  2. Dalszy przebieg odbywa się wg poprzedniego scenariusza.

Nowy temat (wiadomość) od znanego kontrahenta, ale nieznanego adresu e-mail.

  1. Za pomocą kreatora wyszukiwania dopisujemy wiadomość do wskazanego kontrahenta. Program zakłada nową sprawę.
  2. Za pomocą innego kreatora możemy odszukać istniejącą w systemie sprawę i dopisać wiadomość do starego wątku.
  3. Takie nieznane adresy dopisujemy do kontrahenta lub jego przedstawicieli. Następnym razem program wykona skojarzenie automatycznie.

Rozpoczynając nowy temat, posługujemy się własną bazą adresową, nie musimy wykonywać dodatkowych czynności. Program automatycznie zakłada sprawę i dopisuje wiadomość do bieżącego kontrahenta.

Tworzymy nową sprawę dla kontrahenta odszukanego za pomocą standardowego kreatora

Dodajemy wiadomość do istniejącej sprawy

Kreator wyszukiwania Sprawy

Dalszy etap kreatora. Widzimy tutaj kilka spraw i rozwinięte wiadomości bieżącej sprawy.

Lista spraw. Po rozwinięciu węzła można przeglądać poszczególne wiadomości należące do sprawy oraz zdarzenia (notatki, telefony, spotkania,SMS ) podpięte do sprawy.

Szczegóły wiadomości po rozwinięciu węzła sprawy. Wiadomości przeglądamy w formie kart.

Wiadomości i Sprawy dostępne są w wielu innych miejscach programu, co zaprezentujemy w kolejnych dokumentach opisujących Sz@rk CRM.