Pliki cookie pomagają nam udostępniać nasze usługi. Korzystając z tych usług, zgadzasz się na użycie plików cookie. Więcej informacji
Sz@rk FK (marzec 2012) - sprawozdania finansowe

2012-03-26

I. Wstęp

W marcu 2012 do systemu Sz@rk FK 2012 dodano (zastąpiono dotychczasowe rozwiązanie) możliwość łatwego tworzenia, obliczania i drukowania podstawowych sprawozdań finansowych, takich jak:

  • Rachunek Zysków i Strat (wariant porównawczy i kalkulacyjny)
  • Bilans
  • Sprawozdanie F-01

W przyszłości planowane jest dodawanie kolejnych sprawozdań, np. Rachunek Przepływów Finansowych.

Nowe opcje są dostępne z menu głównego „Wydruki”

Rysunek 1. Nowe sprawozdania w menu "Wydruki"

II. Definiowanie skojarzeń kont księgowych z pozycjami w sprawozdaniach

Przed wykonaniem obliczeń w sprawozdaniach, konieczne będzie zdefiniowanie powiązań kont księgowych z konkretnymi pozycjami w sprawozdaniach, na podstawie których program będzie wyliczał odpowiednie wartości. Powiązania te wprowadza się w planie kont księgowych w oknie edycyjnym danego konta. Dotychczasowe okno edycji konta zostało przebudowane i podzielone na zakładki.

Do rejestrowania skojarzeń „konto księgowe => pozycja w sprawozdaniu” służy druga zakładka okna edycyjnego, zatytułowana „Pozycje w sprawozdaniach”. Edycję tych powiązań zrealizowano w postaci listy.

Dla każdego rodzaju sprawozdania (RZiS, Bilans, F-01) należy wprowadzić osobny rekord wskazując właściwą pozycję sprawozdania z jaką jest skojarzone bieżące konto księgowe. Można zarejestrować tylko jedno skojarzenie (rekord) dla danego rodzaju sprawozdania.

Prezentuje to poniższy rysunek.

Rysunek 2. Rejestrowanie skojarzenia danego konta księgowego z konkretną pozycją w sprawozdaniu

Rejestrując skojarzenie konta z daną pozycją sprawozdania, należy podać typ konta FK oraz rodzaj operacji (plus lub minus) z jaką wyliczona kwota będzie wstawiana do danej pozycji.

Podanie rodzaju operacji jest obowiązkowe, jeśli do obliczenia jednej (tej samej) pozycji danego sprawozdania konieczne będzie podanie wielu kont. Wówczas, podczas każdego kolejnego wskazania tej pozycji (dla innych kont księgowych) konieczne będzie podanie czy kwota Wn/Ma konta (wg rodzaju z pola „Typ konta FK”) ma być sumowana ze znakiem plus lub minus.

Jeśli do obliczenia danej pozycji sprawozdania wystarczy wskazanie kwoty obrotów lub sald Wm/Ma z jednego konta, podanie operacji (plus/minus) nie jest konieczne. Przyjmuje się wówczas, że operacją tą jest (plus).

Poniżej na rysunku przedstawiono możliwe do wskazania typy kont FK. Zgodnie z opisem, wynikiem obliczeń dla danego konta kwota Wn lub Ma obrotów na tym koncie księgowym, ich persado lub saldo wyliczane z rozrachunków a nie z obrotów systemu.

Rysunek 3. Możliwe rodzaje/typy wartości do uzyskania z bieżącego konta księgowego.

Po zarejestrowaniu wymaganych skojarzeń danego konta księgowego z pozycjami w sprawozdaniach, wprowadzone definicje będą widoczne w planie kont w nowych kolumnach RZiS(P), PZiS(K), Bilans i F01 zgrupowanych w sekcji „Pozycja w sprawozdaniu”.

W nowych kolumnach prezentowy jest numer pozycji w danym sprawozdaniu dla bieżącego konta, co umożliwia szybkie zorientowanie się jakie konta będą wykorzystywane podczas obliczania danego sprawozdania, a jakie będą pominięte. W tym celu można pogrupować plan kont wg odpowiedniej kolumny, np. „Bilans”.

Rysunek 4. Przykładowe wskazania pozycji sprawozdań dla konta 011-04

III. Obliczanie

Po zdefiniowaniu skojarzeń kont z pozycjami w sprawozdaniach, można przystąpić do obliczania wybranego sprawozdania finansowego. W tym celu należy uruchomić odpowiednią funkcję z menu głównego „Wydruki”.

Obliczanie sprawozdań zostanie omówione na przykładzie sprawozdania „Bilans”. Bezpośrednio po otwarciu okna, sprawozdanie puste nie będzie zawierać żadnych danych. Pozycje sprawozdania pojawią się po wykonaniu funkcji „Oblicz” (klawisz <F9>).

Rysunek 5. Widok sprawozdania "Bilans"

Przed wykonaniem obliczenia, należy podać parametry wejściowe sprawozdania, tzn. rok i miesiąc obliczeń oraz zakres dokumentów;

- Tylko dokumenty zaksięgowane - Dokumenty zaksięgowane i robocze

Domyślnie obliczenia będą wykonywane dla okresu od 1 stycznia, ale można wybrać również „Jeden miesiąc”. W przypadku kolumny „Poprzedni rok”, obliczenia obejmują dokumenty z całego ubiegłego roku.

W każdym ze sprawozdań, obok wyliczonych kwot w pozycjach, program umieszcza w celach informacyjnych skojarzone numery kont wraz ze definiowanym typem kwoty Wn/Ma z którego pochodzić ma wyliczona wartość. Pozwala to na szybkie sprawdzenie czy dla danego sprawozdania prawidłowo zdefiniowano wszystkie potrzebne konta księgowe.

W przypadkach gdy dla jednej pozycji sprawozdania zdefiniowano wiele różnych kont księgowych, w kolumnie „ile kont” podana jest ich ilość, a w polu „Numer konta” podawane jest pierwsze i ostatnie konto przypisane do tej pozycji.

W celu dokładnego sprawdzenia, jakie konta księgowe są przypisane dla danej pozycji sprawozdania, można użyć funkcji „Konta”. Prezentuje to poniższy rysunek, w którym widać trzy konta, których suma złoży się na wyliczoną wartość danej pozycji. Dla przykładu, z rysunku wynika że dla obliczenia pozycji 12 sprawozdania Bilans, program wyliczy wartości w następujący sposób:

Wartość = - (Persaldo Wn konta 013) + Persaldo Wn konta 011-05 + Obroty Wn bez BO konta 011-06

Rysunek 6. Pomocnicza lista pokazująca listę kont używanych do obliczenia bieżącej pozycji sprawozdania

IV. Ręczne modyfikacje wartości w sprawozdaniu

Po obliczeniu wartości w sprawozdaniu, istnieje możliwość ręcznej korekty wyliczonych wartości lub ich uzupełnienia w pozycjach które nie mają zdefiniowanych skojarzonych kont księgowych. Aby wprowadzić własną kwotę do wybranej pozycji, należy ustawić się w odpowiedniej kolumnie „Poprzedni rok” lub „Bieżący rok” i nacisnąć przycisk „Modyfikuj”. Pojawi się wówczas widoczne poniżej okienko edycji danych.

Rysunek 7. Okno modyfikacji wartości w sprawozdaniu.

Pole „Status” które widnieje pod kwotą, umożliwia zablokowanie wprowadzonej kwoty, tak aby ponowne przeliczenie pozycji sprawozdania (funkcją Oblicz) nie zmieniło wprowadzonej wartości. Blokada kwoty jest włączana automatycznie po każdej modyfikacji bieżącej wartości.

Uwaga 1. Wyłączenie opcji „Zablokuj możliwość automatycznego przeliczenia tej wartości” spowoduje zastąpienie wprowadzonej kwoty wyliczoną automatycznie wartością (lub jej usunięciem) przy kolejnym przeliczeniu sprawozdania.

Uwaga 2. Po każdorazowym zmodyfikowaniu lub wprowadzeniu brakujących wartości należy koniecznie uruchomić funkcję „Oblicz” aby sumy sprawozdania mogły zostać ponownie przeliczone.

Zmodyfikowane kwoty są oznaczone w sprawozdaniu ikonką. W powyższym przykładzie (rys. 7) oznaczona w ten sposób jest kwota „Bieżący rok” w pozycji 13.

IV. Zapis sprawozdania do bazy danych

Obliczone wartości oraz kwoty wprowadzone ręcznie w sprawozdaniu można utrwalić poprzez zapis sprawozdania w bazie danych. Wykonuje się to funkcją „Zapisz”. Podczas zapisu sprawozdanie otrzymuje unikalny numer w ramach roku do celów późniejszej jednoznacznej identyfikacji.

Dodatkowo, przed zapisem program wymaga wprowadzenia daty sporządzenia sprawozdania, oraz krótkiego opisu bieżącego sprawozdania.

Podczas zapisu można włączyć blokadę wszystkich wartości w zapisywanym sprawozdaniu, co zabezpiecza przed przypadkową zamianą danych w tym sprawozdaniu.

Rysunek 8. Okno zapisu sprawozdania.

V. Wczytanie wcześniej zapisanego sprawozdania

Wczytanie wcześniej zapisanych sprawozdań realizuje się funkcją „Otwórz”.

Po wybraniu i zaakceptowaniu (klawiszem Enter) wskazanego sprawozdania, zostanie ono załadowane do sprawozdania bez ponownego przeliczania. Podczas wczytywania ustawiane są również parametry dla obliczeń; rok, miesiąc i zakres danych.

Rysunek 9. Otwieranie zapisanych sprawozdań.

VI. Blokowanie sprawozdania

Aby zapobiec przypadkowym zmianom danych w sprawozdaniach, np. po wydrukowaniu wersji papierowej, wprowadzono możliwość zablokowania (oraz odblokowania) otwartego sprawozdania. Realizuje to funkcja „Blokada”. Po założeniu blokady nie jest możliwe modyfikowanie wartości w sprawozdaniu, ich ponowne przeliczanie ani skasowanie sprawozdania.

Założoną blokadę może zdjąć wyłącznie osoba która ją wprowadziła.

Jeśli sprawozdanie jest zablokowane, przycisk „Blokada” jest wciśnięty a parametry sprawozdania są zablokowane do zmiany i wyświetlane na żółtym tle.

Rysunek 10. Przykład włączonej blokady na bieżącym sprawozdaniu

VII. Drukowanie sprawozdań

Obliczone sprawozdania można wydrukować funkcją „Wydruk”, poniżej przykłady.

Rysunek 11. Wydruk sprawozdania "Bilans"

Rysunek 12. Przykład wydruku "Rachunek Zysków i Strat"

Rysunek 13. Przykład sprawozdania F-01