Obsługa wielu firm

Program może być wykorzystywany nie tylko przez samodzielnych przedsiębiorców i małe firmy, ale dodatkowo przez indywidualnych księgowych obsługujących księgowość w małych firmach.

Małe biura rachunkowe nie potrzebują programu pracującego wielostanowiskowo w sieciach, ale szybkiego programu z możliwością rozliczania wielu firm. Dodatkowo wskazana jest prosta instalacja i wygodne przenoszenie danych pomiędzy komputerem stacjonarnym i przenośnym.

Księga Express BIURO idealnie się do tego nadaje. Wszystkie dane pojedynczej firmy znajdują się w jednym pliku (bazie danych), którą można wprost skopiować razem z programem do innego komputera. Program można nawet uruchomić bezpośrednio np. z pendrive.

Rozbudowa programu o możliwość zakładania oddzielnych baz danych dla kolejnych firm, przy zachowaniu prostoty w ich kopiowaniu i zarządzaniu takimi bazami, stwarza ogromne możliwości i swobodę w użytkowaniu programu przez małe biura rachunkowe.

Oczywiście z tej funkcjonalności można także skorzystać w firmach rodzinnych, w których poszczególni członkowie rodziny posiadają oddzielne firmy, prowadząc różną działalność gospodarczą.

Wracając do Księgi STD, jak to zostało zrobione?

Przycisk zmiany firmy znajduje się w Menu/Narzędzia/Zmiana Firmy. Dodatkowo w stopce ekranu z lewej strony. Funkcję można aktywować klawiszami (Ctrl+Shift+F). W celu łatwiejszej orientacji, z lewej strony dolnej części ekranu, widoczna jest nazwa bieżącej firmy.

Aktywowanie funkcji powoduje zamknięcie wszystkich okien bieżącej firmy i otwarcie listy z obsługiwanymi bazami danych (firmami). Po zainstalowaniu programu mamy jedną domyślną bazę danych w podkatalogu .\DATA\KSIEGASTD.FDB. Będzie ona zawsze w pierwszej pozycji listy z oznaczeniem ***** BAZA GŁÓWNA PROGRAMU *****

Dodajemy nową firmę.

W celu ułatwienia w zarządzaniu bazami danych, wprowadziliśmy nazwę firmy i NIP obsługiwanej firmy bezpośrednio do nazwy pliku bazy danych. W związku z tym nie wszystkie znaki są dozwolone.

Po podaniu prawidłowej nazwy otwiera się standardowy kreator utworzenia nowej bazy.

Widok listy firm z czterema bazami danych (4 firmami). Firmę otwieramy klawiszem (Return) lub przyciskiem [OK].

A tak wygląda zawartość katalogu danych z naszymi bazami danych. Nazwa pliku od razu w sposób jawny informuje nas o swojej zawartości. Teraz wystarczy skopiować żądany plik np. z komputera stacjonarnego do laptopa i kontynuować pracę w terenie lub np. u klienta (właściciela tej bazy).

Praca z takim plikiem jest tak prosta jak kopiowanie np. arkusza kalkulacyjnego XLS pomiędzy komputerami. Przy okazji pamiętamy, że program obsługuje dokumenty wewnętrzne tworzone za pomocą wbudowanego arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstów. Dokumenty takie zapisywane są bezpośrednio w bazie danych.

Po skopiowaniu do drugiego komputera, np. laptopa nie trzeba nigdzie tej firmy dopisywać ani rejestrować. Otwieramy okno z listą firm w programie gdzie nowa baza od razu jest widoczna w systemie i gotowa do użytku.

A jak zarchiwizować dane?

Po prostu wystarczy skopiować taki plik na inny nośnik lub do innej lokalizacji. Czy można to zrobić łatwiej?

W programie zastosowaliśmy wbudowaną transakcyjną bazę danych obsługiwaną w standardzie SQL, przy zachowaniu pełnej integralności i wewnętrznej samokontroli wykonywanej przez silnik bazy danych Firebird SQL. Otrzymaliśmy funkcjonalność podobną do tej, którą oferujemy w systemie Sz@rk opartym o bazę MS SQL Server, ale nieporównywalnie lżejszą i łatwiejszą w zarządzaniu przez zwykłych użytkowników.

Na rynku można spotkać jeszcze programy oparte o plikową bazę danych tzw. ISAM, która składa się z kilkudziesięciu lub kilkuset plików rozrzuconych po różnych katalogach na dysku. Nieodzownym elementem takiej aplikacji jest funkcja indeksowania zbiorów (tabel), które często ulegają awarii. W takiej bazie wystarczy przenieść jeden plik pomiędzy katalogami np. zamieniając tabele miejscami i już mamy niekompletną i niespójną bazę.

W Księdze Express STD proponujemy nowoczesne rozwiązanie stosowane przez duże firmy do zarządzania wielkimi zbiorami danych podane w sposób prosty, łatwy i szybki.